如何规避CRM数据丢失风险?

为了减少潜在的CRM数据丢失,弄清关键的原因。在这里,我们着眼于一些常见原因和预防方法。

CRM数据丢失
CRM数据丢失

CRM数据丢失对于各种规模的企业和公司都是严重的风险。如今,数据已经成为公司业务的基本动力。因此,丢失数据从字面上意味着浪费时间和金钱。更具体地说,每条记录的损失在全球范围内平均要花费150美元,在英国则要155美元。数据丢失的发生可能有多种原因,其中包括意外删除、网络犯罪、物理损坏和格式化错误。

丢失数据成本
丢失数据成本

尽管在某些情况下可以恢复丢失的CRM数据,但是此过程需要IT专业人员的协助。为了减少公司中CRM数据丢失的可能性,至关重要的是要知道导致CRM数据丢失的原因。以下是造成CRM数据丢失的一些常见原因以及防止它们发生的方法。

一、人为因素

人为错误仍然是导致销售业务数据丢失的主要原因之一。它还导致CRM数据丢失的其他一些原因,其中包括硬盘驱动器损坏,软件损坏和硬盘格式化。防止这些错误的最明显方法是适当的培训。

您的员工必须了解公司的数据处理和备份系统的功能。简而言之,他们需要知道他们正在使用的文档是否需要手动保存或自动备份。 事实证明,自动化是防止人为错误(如删除和覆盖)的最佳方法。它只是最大程度地减少了人类与敏感数据的交互。优化的工作流程也是一种很好的预防方法,因为它基本上不留人为错误的余地,同时又节省了工作时间。 

二、病毒

除了黑客攻击,病毒和恶意软件是对公司及其CRM数据的头号威胁。他们能够删除或窃取宝贵的数据或减慢业务运营速度,最终破坏公司的软件系统功能。 感染病毒的最常见方法是通过基于电子邮件的攻击或网络钓鱼,诱使员工单击病毒的链接。之前我们讨论过电子邮件安全协议,因此请务必仔细阅读。

谷歌报告称,2019年恶意软件网站数量大幅减少。因为google和这些恶意软件网站分别扮演了猫和老鼠,有猫在哪能让老鼠那么猖獗。为了保护您的计算机免受病毒和恶意软件的侵害,安装适当的防病毒软件至关重要。始终对其进行更新并运行常规扫描,以捕获病毒和恶意软件。还要定期进行系统备份,以防恶意程序以某种方式进入您的CRM系统。 

三、硬件故障

CRM数据经常由于物理数据存储单元故障而丢失。 除了诸如磁场和过热之类的外部问题之外,硬盘驱动器故障还可以归因于诸如软件损坏之类的内部问题。 

随着时间的流逝,计算机设备会老化,所以您必须意识到即将出现故障的迹象。 其中一些是频繁崩溃,处理速度慢,咔嗒声或研磨声以及过热。 在比较提供的空间和价格时,HDD仍占优势,但是越来越多的企业开始使用云技术。总体而言,至关重要的是,无论计算机具有哪种硬盘驱动器,都应采取预防措施来保护计算机数据。

四、停电

发生停电时,系统会在没有警告的情况下关闭,并使您的业务运营陷入停顿。尽管这种情况很少发生,但意外关闭不仅会导致CRM数据丢失,还会损坏现有文件。

无论具有自动保存功能的软件,大多数操作系统都需要复杂的关机程序,如果不遵循这些程序,甚至可能会损坏硬盘驱动器。为了最大程度地减少因电源故障而损坏数据的可能性,最好的方法是进行定期和自动的系统备份。 

针对此问题的另一种解决方案是云技术。它使您可以将数据存储在Internet上,而不必使用计算机上的存储空间。您的信息保存在连接到数据中心的虚拟服务器中。这些中心的基础设施可以比一般的本地IT团队更好地保护您的数据。

数据分析
数据分析

五、黑客攻击与内部人士窃取

在2019年,51%的数据泄露包括黑客攻击,28%涉及恶意软件。为了使您的公司不遭受黑客攻击,必须采取严格的网络安全措施。如果黑客拥有对您CRM系统的足够访问权限,则它们可能会严重破坏您的CRM数据,甚至可能破坏整个网络过程。为了使黑客远离您的CRM系统,请始终使用具有良好安全性的服务器,具有足够的防火墙,并且如前所述,使用不容易被黑客破解的密码。

除黑客外,内部人员有时还会窃取CRM数据。最近,一家加拿大银行发生了这种情况,当时该银行的一名员工与第三方共享客户信息。270万人和173,000家公司的信息受到影响。当然,员工立即被解雇,但这无法弥补客户信任度和品牌形象的巨大损失。为避免这种情况,请考虑为员工实施不同级别的权限,因为这将使内部人员更难访问公司的高级数据。

六、增加密码强度

拥有大量敏感数据,必须创建一个受密码保护的环境。Facebook在2019年承认,自2012年以来,它没有适当保护超过6亿用户的密码。同一项研究表明,38%的用户拥有永不过期的密码,这可能是安全防护系统中的一个巨大缺陷。 

密码保护的第一步是始终使用双重身份验证。 使用CRM系统,员工将在智能手机上收到一条消息,通过该消息他们将获取验证码以访问帐户。简而言之,两因素身份验证有助于确认尝试访问敏感数据的人的身份。在密码生成方面,还有其他一些注意事项:

采取措施

  • 密码至少8个字符
  • 允许ASCII字符
  • 确认您的密码未通过密码目录列出为已知密码
  • 随机生成您的密码

不要做如下:

  • 不要使用常见密码
  • 不要重复使用密码
  • 请勿使用宠物,人物,地点的名称 
  • 不要使用相邻的键盘字符串

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