为了减少潜在的CRM数据丢失，弄清关键的原因。在这里，我们着眼于一些常见原因和预防方法。
CRM数据丢失对于各种规模的企业和公司都是严重的风险。如今，数据已经成为公司业务的基本动力。因此，丢失数据从字面上意味着浪费时间和金钱。更具体地说，每条记录的损失在全球范围内平均要花费150美元，在英国则要155美元。数据丢失的发生可能有多种原因，其中包括意外删除、网络犯罪、物理损坏和格式化错误。
尽管在某些情况下可以恢复丢失的CRM数据，但是此过程需要IT专业人员的协助。为了减少公司中CRM数据丢失的可能性，至关重要的是要知道导致CRM数据丢失的原因。以下是造成CRM数据丢失的一些常见原因以及防止它们发生的方法。
一、人为因素
人为错误仍然是导致销售业务数据丢失的主要原因之一。它还导致CRM数据丢失的其他一些原因，其中包括硬盘驱动器损坏，软件损坏和硬盘格式化。防止这些错误的最明显方法是适当的培训。
您的员工必须了解公司的数据处理和备份系统的功能。简而言之，他们需要知道他们正在使用的文档是否需要手动保存或自动备份。 事实证明，自动化是防止人为错误（如删除和覆盖）的最佳方法。它只是最大程度地减少了人类与敏感数据的交互。优化的工作流程也是一种很好的预防方法，因为它基本上不留人为错误的余地，同时又节省了工作时间。
二、病毒
除了黑客攻击，病毒和恶意软件是对公司及其CRM数据的头号威胁。他们能够删除或窃取宝贵的数据或减慢业务运营速度，最终破坏公司的软件系统功能。 感染病毒的最常见方法是通过基于电子邮件的攻击或网络钓鱼，诱使员工单击病毒的链接。之前我们讨论过电子邮件安全协议，因此请务必仔细阅读。
谷歌报告称，2019年恶意软件网站数量大幅减少。因为google和这些恶意软件网站分别扮演了猫和老鼠，有猫在哪能让老鼠那么猖獗。为了保护您的计算机免受病毒和恶意软件的侵害，安装适当的防病毒软件至关重要。始终对其进行更新并运行常规扫描，以捕获病毒和恶意软件。还要定期进行系统备份，以防恶意程序以某种方式进入您的CRM系统。
三、硬件故障
CRM数据经常由于物理数据存储单元故障而丢失。 除了诸如磁场和过热之类的外部问题之外，硬盘驱动器故障还可以归因于诸如软件损坏之类的内部问题。
随着时间的流逝，计算机设备会老化，所以您必须意识到即将出现故障的迹象。 其中一些是频繁崩溃，处理速度慢，咔嗒声或研磨声以及过热。 在比较提供的空间和价格时，HDD仍占优势，但是越来越多的企业开始使用云技术。总体而言，至关重要的是，无论计算机具有哪种硬盘驱动器，都应采取预防措施来保护计算机数据。
四、停电
发生停电时，系统会在没有警告的情况下关闭，并使您的业务运营陷入停顿。尽管这种情况很少发生，但意外关闭不仅会导致CRM数据丢失，还会损坏现有文件。
无论具有自动保存功能的软件，大多数操作系统都需要复杂的关机程序，如果不遵循这些程序，甚至可能会损坏硬盘驱动器。为了最大程度地减少因电源故障而损坏数据的可能性，最好的方法是进行定期和自动的系统备份。
针对此问题的另一种解决方案是云技术。它使您可以将数据存储在Internet上，而不必使用计算机上的存储空间。您的信息保存在连接到数据中心的虚拟服务器中。这些中心的基础设施可以比一般的本地IT团队更好地保护您的数据。
五、黑客攻击与内部人士窃取
在2019年，51％的数据泄露包括黑客攻击，28％涉及恶意软件。为了使您的公司不遭受黑客攻击，必须采取严格的网络安全措施。如果黑客拥有对您ＣＲＭ系统的足够访问权限，则它们可能会严重破坏您的ＣＲＭ数据，甚至可能破坏整个网络过程。为了使黑客远离您的CRM系统，请始终使用具有良好安全性的服务器，具有足够的防火墙，并且如前所述，使用不容易被黑客破解的密码。
除黑客外，内部人员有时还会窃取CRM数据。最近，一家加拿大银行发生了这种情况，当时该银行的一名员工与第三方共享客户信息。270万人和173,000家公司的信息受到影响。当然，员工立即被解雇，但这无法弥补客户信任度和品牌形象的巨大损失。为避免这种情况，请考虑为员工实施不同级别的权限，因为这将使内部人员更难访问公司的高级数据。
六、增加密码强度
拥有大量敏感数据，必须创建一个受密码保护的环境。Facebook在2019年承认，自2012年以来，它没有适当保护超过6亿用户的密码。同一项研究表明，38％的用户拥有永不过期的密码，这可能是安全防护系统中的一个巨大缺陷。
密码保护的第一步是始终使用双重身份验证。 使用CRM系统，员工将在智能手机上收到一条消息，通过该消息他们将获取验证码以访问帐户。简而言之，两因素身份验证有助于确认尝试访问敏感数据的人的身份。在密码生成方面，还有其他一些注意事项：
采取措施
- 密码至少8个字符
- 允许ASCII字符
- 确认您的密码未通过密码目录列出为已知密码
- 随机生成您的密码
不要做如下：
- 不要使用常见密码
- 不要重复使用密码
- 请勿使用宠物，人物，地点的名称
- 不要使用相邻的键盘字符串