随着公司业务的增长，使用Excel电子表格和笔记本在不同位置手动跟踪潜在客户和客户变得很困难，有时候甚至没有办法实现。Excel电子表格这种类型的系统不仅要花费大量时间和精力来管理，而且随着时间的推移会出现很多棘手问题。
一、CRM是什么？
CRM是“客户关系管理”软件的简称。通过公司的CRM客户管理软件可以与潜在客户和现有客户进行跟踪互动。这意味着从潜在客户第一次访问您的网站、第一次拨打您的咨询电话，到他们最终与您企业达成合作的确切时间都可以跟踪反馈。
二、CRM的四点好处
1）更好的客户体验
当您对潜在客户了解很多时，提供购买建议要容易得多。一目了然地查看了他们公司的规模，位置和垂直度等关键细节，这对您来说是一个很大的帮助。
2）更高的效率
借助CRM，您可以自动化工作任务，如通话和活动记录，会议，合同创建等。在日常工作上花费的时间越少，意味着他们在潜在客户跟踪服务上所花的时间就越多。您的收入将成比例增加。
3）加强合作
销售主管可以随时查看其销售人员如何以及何时与买家取得联系并进行跟进。市场主管可以迅速填补从市场渠道获取的或有有效数据，供销售部门追踪。同一团队的业务员可以了解彼此的好的销售做法，并在某人休假或生病时提供帮助。从本质上讲，CRM可以提高销售人员的协作和效率。
4）更多的信任
不要再怀疑您的销售人员的工作状况了。CRM可以使您对销售人员的业绩有一个高层次的了解，包括按交易阶段，平均交易规模，交易速度划分的团队范围内和个人的转换率，这只是表面上的事情。想象一下，通过这种基于数据的、行之有效的方法是不是可以更好的对销售人员进行管理？
三、CRM功能特点
在深入探讨使用CRM之前，您应该熟悉几个关键术语。
联系人：联系人是个人。大多数CRM将记录其姓氏和名字以及电子邮件地址。您还可以跟踪其职务，公司名称，公司年收入等详细信息。
潜在客户：潜在客户表示您对您的产品感兴趣。他们可能是营销合格的潜在客户，这意味着您的营销内容已经对他们产生效果，或者是您的销售人员已将其确定为合适的销售对象。
商业机会：商业机会应贯穿销售过程的各个阶段。例如：有个客户对我们的产品或服务进行购买，则他们都应与该商业机会记录相关联。
客户：如果您要出售给企业，那么您还希望跟踪哪些联系人和商业机会与哪些公司相关。典型的CRM将“客户”记录放在层次结构的顶部。例如，您可能将10个不同的联系人和3个不同的商业机会关联到一个公司。
客户来源：您的潜在客户有不同的来源。其中可能包括贸易展览，引荐，您网站上的表格，网络研讨会参与者等。按来源跟踪转化情况可以让您熟悉最有效的挖掘客户渠道。
营销活动：“营销活动”模块对于您的公司而言可以是非常强大的营销和广告工具，使您可以创建和跟踪针对潜在客户或现有客户的电子邮件的营销活动。
使用“营销”模块中内置的跟踪工具，您可以实时监视从广告系列收到的反馈，从而可以查看投资回报率（ROI）和许多其他有用的指标。反过来，这可以帮助您可视化哪些活动有效，哪些活动无效，从而有效地计划战略营销和广告活动。
四、如何使用CRM
第1步：添加您的销售人员
您越早使用CRM数据就越全面和准确。
这就是为什么CRM实施的第一步应该是添加用户。但是，请确保您已经和您销售人员阐述了“ 二、CRM的四点好处 ”，它将帮助您的销售人员理解CRM给他们带来的好处，从而给公司带来更多业务，同时也能让他们更加积极使用CRM系统。
（我建议您邀请一位精英销售人员担任CRM系统使用主管，如果她/他成功并正确使用CRM，她/他的同事自然会效仿，有益于CRM在公司实现价值最大化。）
第2步：自定义设置
您的CRM应该反映您的销售过程。这意味着它可以准确地映射到咨询客户从“潜在客户”到“商业机会”再到“客户”所经历的阶段。
当然，这首先需要知道这些阶段。如果您不知道您的销售流程是什么样子，请花几个星期观察和评估潜在客户购买产品或服务的方式。那些购买您产品或服务的客户和选择您竞争对手产品或服务的人有什么区别？从最初与销售人员联系到签署协议需要多长时间，以及之间的合作步骤是什么？
大多数企业都有自定义字段需求，因为每个行业都不一样，标准的CRM并不能满足各个行业的特有属性。例如：标准版本的CRM”客户”模块可能没有“微信”、“QQ”等字段，而您的客户主要联系您的方式又是这些渠道，就需要您去添加。在将任何现有数据导入到CRM之前，请立即创建这些自定义属性。
最后，如果您使用的货币与CRM的预设货币不同，请同样进行调整。
第3步：导入您数据（联系人/客户）
您目前可能使用其他CRM或电子表格来跟踪您的客户。
几乎每个CRM都可以通过上传CSV文件来导入此信息。电子表格中的每一列都应与CRM中的联系人属性匹配，因此您的数据将在新旧系统之间无缝流动。
第4步：设定仪表盘
您应该对销售团队的关注点有一个比较清晰的了解，这样您可以使他们仪表盘保持一致并给出正确的指导。这就是CRM仪表板如此方便的原因：就像控制面板一样，您也可以对其进行自定义设置以满足自己的特定需求。
根据您的销售关注点选择显示在仪表板上的统计信息。
第5步：启用报告
作为销售经理，您将花费大量时间查看数据。但是您的销售代表应该花费尽可能多的时间进行销售。这就是创建每日，每周，每月和每季度报告的重要原因。
本指南仅介绍CRM可以完成的工作。而且，越早上手越好-使用CRM永远不会太早。