中小企业选择适用的CRM系统，通常安排IT或者相关的经理去完成。中小企业选择使用CRM系统的目的通常希望获得更高的效率，更高的客户满意度，从而获得更高的利润。因此，经理需要寻找一种CRM解决方案，该解决方案应具有尽可能少的业务流程和成本功能。
引入CRM系统后，管理人员和董事总经理注意到了以下问题：员工未能持续地使用该系统，并且事后看来成本高于预期。怎么发生的？您陷入了以下陷阱之一，最终陷入CRM困境。
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CRM的五个陷阱（不合理使用CRM）
- 可以完美地输入数据，不能给不同部门提供独有的报告。
- CRM软件非常易于在PC上使用，但是不易于在智能手机和平板电脑上的操作。
- 显示了所有过程，但员工未始终使用该系统。
- 该系统具有所需的所有功能，但是用户不知道如何使用它们。
- CRM软件提供了廉价的软件包，但过了一段时间，每月的费用便激增了。
1.定制化报告数据
根据2014/2015年实践中CRM的研究 ，信息获取是用户完全在CRM系统中 看到收益的主要原因之一 。因此，如果所选系统无法为用户提供他们所需的信息，这是一种失败。
困难点在于为每个用户（从销售人员，市场营销专家和支持人员到团队负责人和董事总经理）提供他们真正感兴趣的信息。例如，销售人员需要有关下次访问和约会的信息，营销专家对客户群的最新订单和新闻通讯的开通率感兴趣，而经理则需要有关销售数字和可能出现问题的报告。
因此，在选择系统时，管理人员不仅应注意可以以哪种形式输入哪些数据，还应注意如何为流程链中的每个用户输出数据。
2.适用于移动手机使用
许多CRM供应商还没能将CRM客户管理软件适用于手机端。想想所有在现场拜访客户并希望准备和跟进国外讨论的销售人员。因此，对于面向未来的CRM系统，必须随时随地使用移动CRM应用程序。
所以在移动设备上测试CRM软件是必须的。智能手机或平板电脑上的操作也应该直观，简单。例如，测试销售人员如何在智能手机上调用客户信息，进行约会或做笔记。或在平板电脑上查看最新的业务报告。但是，只有真正在智能手机或平板电脑上有意义的测试功能和工作流程才能在以后使用。
3.员工不正确地使用CRM软件
如果工作人员未实际映射工作流，则系统不会使工作变得更容易。如果员工始终在工作步骤y之后执行工作步骤x，那么如果系统强迫他在此之间执行其他工作步骤，则显然不适合。
另一个障碍可能是用户界面不友好。用户是否觉得界面吸引人？他想和它一起工作吗？用户可以轻松地定向自己吗？如果仅向用户展示该软件并被迫使用它，他将不情愿这样做，并在可能的情况下反对。这意味着他将在不被迫进入任何东西的地方使用空白。这会导致数据不正确和不完整-以及员工不满意。
理想情况下，如果经理和CRM提供者在与员工协商的基础上定义和实施工作流程，则CRM软件可使员工的工作变得明显容易。经理还应注意用户友好和可自定义的软件界面：最好的是，员工可以为最常见的工作步骤创建自己的快捷方式或快捷菜单，并且仅查看所需的功能和信息。
4.企业没人会用CRM系统
这项研究表明，许多CRM提供者提供的“培训和信息”太少，并且用户对CRM系统的最佳使用的建议也很少。然后，经理们选择了一个功能强大的CRM系统，该系统具有许多令人兴奋的功能，但没人使用它们-因为没人知道如何使用。不合格的CRM服务商经常会说：“全部在文档中！自己看！” 但是，这需要翻阅超过一页的页面，目录很差，并且使用的是最高技术术语。因此没有人得到帮助。
因此，管理人员应检查培训的质量和所提供的信息。提供商通常已经在网站上提供了在线帮助和培训课程，例如定期的网络研讨会。如果他们不这样做，那不是一个好兆头，但也许值得一问。
5.最初看起来便宜的东西后来变得昂贵
企业选购CRM服务商，喜欢被低廉的包装价格所吸引。但是，高昂的升级或更新成本以及其他功能，附加组件和单个扩展的成本加起来。
升级成本
许多人期望用户太少，只有在使用后才意识到他们需要更多用户。但这已经为时已晚，他们滑入了更高，更昂贵的版本。
更新费用
管理人员应检查将系统升级到较新版本的难易程度。例如，如果系统使用扩展名进行了修改，则某些提供程序将不再提供标准更新。由于单独的更新非常昂贵，因此某些管理人员不必修改其软件。真可惜，因为CRM系统永远无法发挥其全部潜力。
附加功能，附加组件和模块的成本
许多提供程序仅将一小部分功能打包到其程序包中。然后，经理必须购买附加功能，作为付费附件。因此，值得检查一下各个包装所带来的功能范围以及必须购买的功能。结合用户数量，每月费用将迅速爆炸。
进行实际成本估算
管理人员不仅应该比较他们至少需要什么和他们将要花费什么，还应该比较它们在现实中将来需要什么和它们将花费什么。例如：您仅计划某个部门的系统。将来还会有更多的部门连接到系统吗？将添加多少个用户，以及需要哪些附加功能？标准的工作流程是否足够？还是需要对系统进行个性化设置？
因此，CRM系统的成本比较应包括以下内容：
- 每位使用者的价格，
- 每个版本/软件包的最大用户数，
- 附加功能和扩展的费用，
- 个性化成本
- 更新和升级的成本-特别是对于个性化系统。
结论：选择CRM系统时应注意这一点
现在您知道了CRM陷阱，您可以轻松避免它们。规避操作简要总结如下：
- 注意为流程链中的所有参与者进行清晰的信息准备，例如，仪表板，过滤器，自定义视图和报告。
- 确保CRM系统不仅可以在台式机上使用，而且可以在智能手机和平板电脑上使用。
- 让您的员工参与进来，并确保系统看起来不错，易于使用并且可以适应员工的工作流程和偏好。
- 确保您的CRM提供商提供良好的培训和信息。
- 不要被低价的包装所吸引。从财务上运行升级，功能升级和个性化方案。也要注意更新和其他用户的费用。